Бекап пошти outlook. Не хвилюйтеся, я зараз все поясню! Як використовувати засіб створення резервних копій особистих папок для автоматизації процесу резервного копіювання PST-файлів

01.11.2020

Автоматизація завдань створення резервної копії Outlook

Резервна копія Outlook може бути створена як під час запуску завдання вручну, так і за допомогою заздалегідь заданого розкладу (з періодичністю виконання завдань від місяців до хвилин), або як реакція на системне подія (наприклад, бекап при підключення USB-диска до ПК).

Спеціалізований плагін для бекапа Outlook

Інші можливості і функції Handy Backup

Як зробити резервну копію Outlook з максимальним комфортом і ефективністю? Скористатися функціями та налаштуваннями резервного копіювання Handy Backup, такими, як:

Зручний графічний інтерфейс, що дозволяє контролювати всі аспекти роботи.
Стиснення і шифрування даних резервної копії за бажанням користувача.
Виклик зовнішніх програм або пакетних файлів до і / або після виконання завдання.
Зберігання резервних копій даних, забезпечених мітками дати і часу створення.
Запуск в "тихому" режимі в якості служби Windows.

Як зробити копію Outlook за допомогою Handy Backup?

Порада: ми рекомендуємо проводити копіювання Outlook після перевірки (регулярної або запущеної в ручному режимі) ПК на віруси і очищення папок пошти від спаму і небажаних листів. Це дозволяє істотно зменшити витрати за часом на бекап Outlook.

Відновлення папки Вхідні в пошті Outlook

Відновлення Outlook з резервної копії найкраще робити в автоматичному режимі. Створіть завдання, як описано в посібнику власника, і виберіть завдання відновлення.

Якщо ви хочете виконати відновлення Outlook на нову машину або в нову папку (наприклад, для перенесення даних зі старого комп'ютера) - просто натисніть в діалозі відновлення кнопку "Змінити місце" і виберіть нове місце для відновлення даних!

Відновлення PST Outlook за допомогою файлового менеджера

У деяких випадках для відновлення папки Вхідні в Outlook простіше скопіювати файл * .pst, де зберігаються листи Outlook, в потрібну папку з каталогу бекапа Outlook вручну за допомогою будь-якого файлового менеджера (наприклад, Windows Explorer / Провідник).

Ця операція буде доступна вам тільки в тому випадку, якщо ви не вибирали шифрування даних на етапі створення копії Outlook, і програма Handy Backup зберегла дані в нативному (вихідному) форматі.

Спробуйте Handy Backup для створення резервної копії пошти Outlook прямо зараз -
скачайте і встановіть БЕЗКОШТОВНЕ повнофункціональну пробну версію на 30-денний період!

Якщо на комп'ютері встановлено додаток Outlook, з його допомогою ви можете перенести електронні листи, контакти та елементи календаря з одного облікового запису електронної пошти в іншу.

Наприклад, у вас є поштовий ящик Office 365 і обліковий запис Gmail. Їх можна додати в Outlook. Можна скористатися Outlook для експорту елементів з облікового запису Gmail і їх імпорту в поштову скриньку Office 365.

Експортуйте елементи шляхом створення PST-файлу. Цей файл даних Outlook містить повідомлення та інші елементи Outlook і зберігається на локальному комп'ютері. Відомості про те, як імпортувати елементи після експорту, см. В статті Імпорт листів, контактів і календаря Outlook з PST-файлу.

Експорт листів, контактів і календаря з Outlook в PST-файл

Скористайтеся одним з перерахованих нижче наборів інструкцій з експорту.

Office 365: експорт елементів з поштової скриньки Office 365 в PST-файл

Додайте свою обліковий запис електронної пошти Office 365 в додаток Outlook, наприклад Outlook для Office 365, Outlook 2016 або 2013. Після цього можна перемістити листи, контакти та елементи календаря в поштову скриньку Office 365 за допомогою Outlook.

Outlook без Office 365: експорт елементів Outlook в PST-файл

Дані Outlook, збережені в PST-файлі, можна перенести в інше місце. Можна зберегти PST-файл в OneDrive, а потім завантажити його на новий комп'ютер. Також можна виконати збереження на переносний носій, а потім імпортувати електронну пошту, контакти та календар в Outlook.

Outlook 2010.: експорт елементів Outlook в PST-файл

Outlook 2007: експорт елементів Outlook в PST-файл

Дані Outlook, збережені в PST-файлі, можна перенести в інше місце. Збережіть PST-файл в OneDrive, а потім скачайте його на новий комп'ютер. Виконайте збереження на переносний носій для доступу в будь-якому місці, а потім імпортуйте електронну пошту, контакти та календар в Outlook.

Які дані експортуються?
важливо: Якщо ви використовуєте режим кешування Exchange, Outlook буде експортувати тільки елементи, котрі перебувають в кеші. За замовчуванням ваш кеш містить елементи за останні 12 місяців. Щоб експортувати дані за більш ніж 12 місяців, спочатку відключіть режим кешування Exchange. Додаткові відомості див. У статті Включення або відключення режиму кешування Exchange.

Коли слід експортувати (створювати резервну копію) та імпортувати PST-файл?

У стандартний пакет Microsoft Office 2007 входить програма для роботи з електронною поштою Outlook. На більшості робочих комп'ютерів даний пакет встановлений, тому для системних адміністраторів обов'язковим є вміння налаштувати і зберегти електронну переписку своїх користувачів.

Періодично виникає необхідність перенести дані користувача на інший комп'ютер, в тому числі, і електронну пошту, або перевстановити операційну систему на тому ж самому робочому комп'ютері. І перш ніж видаляти стару поштову програму або форматувати жорсткий диск, необхідно зберегти повідомлення електронної пошти та адресну книгу Outlook.

Резервне копіювання Outlook 2007 і Outlook 2010.

На відміну від резервного копіювання Outlook Express створити резервну копію електронної пошти та адресної книги в Outlook 2007 і Outlook 2010 можна за допомогою вбудованої функції збереження в файл.

рекомендація: Ніколи не зберігати резервну копію електронної пошти на розділ жорсткого диска, який підлягає перетворенню або очищення. У більшості випадків це диск C. Зберігайте файл pst на інші розділи диска, або на переносний носій даних або в мережеве сховище.

Відновлення електронної пошти з файлу pst

Після перевстановлення Windows або при перенесенні пошти на інший комп'ютер можна зробити відновлення всіх поштових даних з резервної копії (файлу pst).

Всі електронні листи і контакти електронної пошти будуть відновлені в тому вигляді, в якому вони були при збереженні в файл.

при перевстановлення операційної системи або зміні комп'ютера вам напевно не захочеться втрачати повідомлення вашого поштового клієнта. В принципі, вони і так не повинні нікуди пропадати, але випадки бувають різні. Навіть якщо ви не плануєте ніяких дій з вашим комп'ютером, краще підстрахуватися і створити резервну копію всіх своїх листів.

Як зберегти листи в Outlook

При використанні будь-якого способу разом з листом зберігаються і його вкладення, але зберегти тільки вкладення неможливо без написання індивідуального скрипта.

Збереження певних листів

Вибіркове збереження пошти - це саме той спосіб, який зазвичай розуміють під збереженням листи. Він призначений для збереження певних листів, але ніщо не забороняє таким чином зберігати всю свою пошту.

Щоб дістатися потрібного вам лист (натисніть лівою кнопкою миші, як при відкритті) і перейдіть у вкладку «Файл».
Щоб дістатися потрібного вам лист і перейдіть у вкладку «Файл»
Натисніть «Зберегти як».
Відкриється стандартне вікно збереження документа. Збережіть лист в потрібне вам місце.
Виберіть папку і збережіть лист в потрібне місце

Як виділити кілька листів

Якщо виділити кілька листів і перейти до збереження, збережуться всі виділені. Є два варіанти це зробити:

щоб виділити кілька певних листів, натискайте на кожне з них з затиснутою клавішею Ctrl;
виділити всі листи в групі можна за допомогою комбінації клавіш Ctrl + A (попередньо натисніть на один з листів, щоб команда загального виділення застосувати саме до панелі з листами).

Експорт (збереження) всіх листів в pst-файл

Цей спосіб має на увазі створення pst-файла, в який увійдуть всі листи і їх вкладення.

Перейдіть у вкладку «Файл», натисніть на «Відкрити і експортувати» і відкрийте «Імпорт і експорт». В Outlook 2010. шлях до цього вікна буде іншим: «Файл» - «Параметри» - «Додатково» - «Експортувати».
Перейдіть у вкладку «Файл», натисніть на «Відкрити і експортувати» і відкрийте «Імпорт і експорт»
Виберіть «Експорт в файл».
Виберіть у вікні «Експорт в файл» і натисніть «Далі»
Виберіть «Файл даних Outlook» і натисніть «Далі»
Виберіть вашу поштову скриньку і відзначте «Включити вкладені папки». Експорт з декількох ящиків за один раз неможливий.
Виберіть вашу поштову скриньку і відзначте «Включити вкладені папки»
Виберіть шлях для створюваного файлу і натисніть «Готово».
Виберіть шлях для створюваного файлу і натисніть «Готово»
У наступному вікні вам запропонують поставити пароль на створюваний файл. Просто натисніть OK.
Натисніть OK, якщо не хочете кожен раз вводити пароль, щоб отримати доступ до збереженої поштою

Де Outlook зберігає листи

У Outlook існує власний pst-файл, в який зберігається вся ваша пошта. Цей файл аналогічний тому, створення якого описувалося вище. Він може бути розташований в різних місцях.

Можливі шляхи до pst-файлу для Outlook 2016 і 2013:

диск: \\ Користувачі \\<имя пользователя>
диск: \\ Користувачі \\<имя пользователя>\\ Roaming \\ Local \\ Microsoft \\ Outlook;
диск: \\ Users \\<имя пользователя>\\ Documents \\ Файли Outlook;
диск: \\ Користувачі \\<имя пользователя>\\ Мої документи \\ Файли Outlook \\;
диск: \\ Documents and Settings \\<имя пользователя>

Можливі шляхи до pst-файлу для Outlook 2010 і 2007: Додати

диск: \\ Користувачі \\<имя пользователя>\\ AppData \\ Local \\ Microsoft \\ Outlook;
диск: \\ Користувачі \\<имя пользователя>\\ Local Settings \\ Application Data \\ Microsoft \\ Outlook.

Відео: експорт та імпорт даних Outlook

Як відновити листи

Під відновленням багато хто розуміє два абсолютно різних дії: імпорт з pst-файла і відновлення віддаленого повідомлення. Ми опишемо обидва ці дії.

Імпорт (відновлення) листів з pst-файла

Цей спосіб має на увазі наявність у вас pst-файла. Як його створити, описано вище.

Відкрийте вікно «Імпорт і експорт», як при експортуванні, і виберіть «Імпорт з іншої програми або файлу».
Виберіть «Імпорт з іншої програми або файлу» у вікні
Виберіть «Файл даних Outlook».
Виберіть зі списку «Файл даних Outlook» і натисніть «Далі»
Вкажіть шлях до файлу. Якщо можливо збіг наявних в Oulook листів з повідомленнями з pst-файла, зверніть увагу на налаштування і виберіть потрібну.
Вкажіть шлях до файлус допомогою кнопки «Огляд ...» і натисніть «Далі»
Виберіть весь «Файл даних Outlook», виберіть обліковий запис, в який хочете експортувати листи, і натисніть «Готово».
Виберіть весь «Файл даних Outlook», виберіть обліковий запис, в який хочете експортувати листи, і натисніть «Готово»

Відео: імпорт даних в Microsoft Outlook 2010 через файлу pst

Відновлення видалених листів

Якщо ви почистили внутрішню кошик Outlook, відновити лист вже не вийде.

В панелі папок відкрийте «Віддалені». Що побачити цю панель в Outlook 2016 і 2013, натисніть «Все папки» або стрілочку розвороту в лівій частині вікна.
Відкрийте «Віддалені» в панелі папок
Натисніть на потрібному листі правою кнопкою миші, виберіть «Перемістити», а потім перший запропонований варіант (це буде папка, з якої лист віддалилося).
Натисніть на потрібному листі правою кнопкою миші, виберіть «Перемістити», а потім перший запропонований варіант
Якщо у вас Outlook 2010 або 2007, такого варіанту не буде. Виберіть «Інша папка» і вкажіть шлях самостійно.
Виберіть «Інша папка» і вкажіть шлях самостійно

Як заархівувати листи

Раніше згадувалося про основний pst-файл Outlook. Згодом в ньому накопичується все більше листів і вкладень, відповідно до чого зростає і його розмір. Щоб звільнити частину простору на жорсткому диску, ви можете включити архівацію.

Архівація листів в Outlook не ділиться на автоматичну і ручну.

Архівація має на увазі перетворення однієї або декількох папок з листами (всередині pst-файла) в архів. Самі папки для вас ніяк не зміняться, але все, що там знаходиться зараз і потрапить в подальшому, буде стискатися.

Можливі проблеми з листами

Як і у всіх продуктах пакету Microsoft Office, в роботі Otlook іноді зустрічаються проблеми, але всі вони вирішуються дуже просто. Причини найчастіше полягають в неправильних налаштуваннях самого поштового клієнта.

Outlook відзначає лист як прочитане

Якщо лист відзначається як прочитане незалежно від того, читали ви його чи ні, перейдіть у вкладку «Файл» і відкрийте «Параметри».
Перейдіть у вкладку «Файл» і відкрийте «Параметри»
Перейдіть в розділ «Пошта» і відкрийте «Область читання ...».
Зніміть галочку з першого пункту і натисніть OK

Outlook НЕ позначає прочитані листи

Якщо прочитані листи не позначаються - як і у випадку з попередньою проблемою, - потрібно зайти в налаштування області читання. Відзначте галочкою пункт «Відзначати як прочитане при виборі іншого повідомлення» і натисніть OK.

Перетягніть повзунок у крайнє ліве положення і натисніть далі

У наступних вікнах нічого не міняйте. Після цього перезапустіть Outlook.

Створення резервних копій - або збереження інформації на додатковий носій - справа корисна. Пошта втрачається досить рідко, але краще все ж мати страховку, особливо якщо в повідомленнях присутні важливі дані. Намагайтеся час від часу створювати файл з листами, навіть якщо не плануєте ніяких змін.

переглядів

Зберегти в Однокласники зберегти ВКонтакте